Microsoft 365 od lat zajmuje czołową pozycję w zestawieniu najpopularniejszych narzędzi biurowych na świecie. Korzystają z niego zarówno niewielkie zespoły, jak i międzynarodowe korporacje. Kluczem do sukcesu pakietu jest jego elastyczność, integracja i ogromna liczba funkcji, które wspierają pracę zdalną, hybrydową i stacjonarną. Niestety, właśnie ta wszechstronność często sprawia, że wiele praktycznych rozwiązań ginie w gęstwinie menu i zakładek. Czas je odkryć!
- Inteligentna wyszukiwarka funkcji w aplikacjach Office
Zacznijmy od czegoś, co masz tuż przed oczami, ale może nigdy z tego nie korzystałeś. W Wordzie, Excelu czy PowerPoint możesz skorzystać z inteligentnej wyszukiwarki poleceń. Zamiast przeklikiwać się przez wstążkę w poszukiwaniu opcji “Wstaw tabelę” lub “Scal komórki”, po prostu wpisz to w pasku wyszukiwania i… gotowe. To narzędzie nie tylko oszczędza czas, ale też pozwala szybciej nauczyć się rzadziej stosowanych funkcji.
Jak z tego skorzystać: W Wordzie, Excelu lub PowerPoint kliknij pasek “Powiedz mi, co chcesz zrobić” lub naciśnij Alt+Q i wpisz nazwę funkcji, której szukasz.
- Dyktowanie i transkrypcja
Pisanie maili czy dokumentów głosem? Brzmi futurystycznie, ale już od dawna działa! Word posiada funkcję dyktowania tekstu, która szczególnie przydaje się osobom pracującym kreatywnie, szybko myślącym lub tym, które mają utrudniony dostęp do klawiatury.
Jeśli do tego dodamy funkcję transkrypcji nagrań dostępną w Wordzie i OneNote, otrzymujemy kompletne narzędzie do tworzenia notatek ze spotkań, podcastów czy nagrań szkoleniowych. Transkrypcja rozpoznaje również wiele głosów i może być wygodnie edytowana.
Jak z tego skorzystać: W Wordzie przejdź do zakładki Narzędzia główne i kliknij ikonę mikrofonu – “Dyktuj”. Aby przetworzyć nagranie na tekst, skorzystaj z funkcji “Transkrybuj” w tej samej zakładce.
- Automatyzacja zadań: Szybkie kroki i skróty
Outlook skrywa kolejne potężne narzędzie: Szybkie kroki (Quick Steps). Pozwalają one wykonywać serie czynności jednym kliknięciem, np. przeniesienie maila do folderu, oznaczenie go jako przeczytanego i odpowiedź. Użytkownicy mogą tworzyć własne skróty klawiszowe, co przyspiesza codzienną komunikację i porządkowanie skrzynki.
Jak z tego skorzystać: W Outlooku kliknij kartę Narzędzia główne → Szybkie kroki i skonfiguruj własne akcje z listy lub stwórz nową.
- Porównywanie wersji dokumentów w Wordzie
Znajdowanie różnic w dokumentach bywa czasochłonne i frustrujące. Word oferuje funkcję Compare, która automatycznie porównuje dwie wersje pliku i pokazuje zmiany, usuwa duplikaty i uwidacznia redakcję. To niezastąpione narzędzie dla zespołów pracujących nad treściami.
Jak z tego skorzystać: W Wordzie wybierz kartę Recenzja → Porównaj → Porównaj dokumenty.
- Matematyka w OneNote
OneNote, znany jako aplikacja do notatek, posiada opcję rozwiązywania równań matematycznych. Obsługuje nie tylko podstawową arytmetykę, ale także bardziej złożone działania algebraiczne. Wystarczy wpisać równanie, zaznaczyć je i kliknąć opcję “Rozwiąż”. Aplikacja pokaże wynik, a nawet krok po kroku wyjaśni proces obliczeniowy.
Jak z tego skorzystać: W OneNote wpisz równanie, zaznacz je, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz “Matematyka” → “Rozwiąż”.
- Historia wersji dokumentów w OneDrive i SharePoint
W przypadku nadpisania pliku lub przypadkowej edycji, Microsoft 365 umożliwia powrót do poprzednich wersji dokumentu. W OneDrive i SharePoint wystarczy kliknąć prawym przyciskiem myszy na plik i wybrać Historia wersji, aby przejrzeć i przywrócić wcześniejsze wersje.
Jak z tego skorzystać: Kliknij prawym przyciskiem myszy na plik w OneDrive lub SharePoint i wybierz “Historia wersji”, aby przeglądać i przywracać poprzednie wersje.
- Excel: Power Query i Power Pivot
Dla zaawansowanych użytkowników Excela ogromną pomocą mogą być narzędzia Power Query i Power Pivot. Pierwsze służy do pobierania i przekształcania danych z różnych źródeł, drugie – do tworzenia zaawansowanych modeli danych i analiz. To potężne rozwiązanie typu Business Intelligence w zasięgu ręki.
Jak z tego skorzystać: W Excelu przejdź do zakładki “Dane” i wybierz “Pobierz dane” → “Z innych źródeł”, aby uruchomić Power Query. Power Pivot włączysz w opcjach dodatków COM.
- Nagrywanie ekranu w PowerPoint
PowerPoint pozwala nie tylko tworzyć prezentacje, ale też… nagrywać ekran z komentarzem głosowym. Funkcja Nagrywanie ekranu (Screen Recording) pozwala zarejestrować fragment pulpitu i wykorzystać to nagranie np. jako materiał szkoleniowy.
Jak z tego skorzystać: W PowerPointcie kliknij “Wstaw” → “Nagrywanie ekranu” i zaznacz fragment ekranu do nagrania z opcjonalnym komentarzem głosowym.
- Microsoft Forms z analizą wyników
Microsoft Forms to intuicyjne narzędzie do tworzenia ankiet, testów i formularzy zgłoszeniowych. Co ważne – odpowiedzi prezentowane są w formie wykresów i zestawień, a także mogą być eksportowane do Excela. To doskonałe rozwiązanie na potrzeby HR, szkoleń czy badań satysfakcji klientów.
Jak z tego skorzystać: Przejdź na stronę forms.office.com, utwórz nowy formularz lub quiz, a wyniki znajdziesz na zakładce “Odpowiedzi” z możliwością eksportu do Excela.
- Wspólna edycja dokumentów w czasie rzeczywistym
Microsoft 365 wspiera efektywną współpracę zdalną – dokumenty Word, Excel i PowerPoint mogą być edytowane jednocześnie przez wiele osób. Użytkownicy widzą w czasie rzeczywistym zmiany wprowadzane przez innych, co eliminuje konieczność przesyłania wersji roboczych mailowo.
Jak z tego skorzystać: Udostępnij plik z OneDrive lub Teams i pracuj w Wordzie/Excelu/PowerPoincie Online – zobaczysz zmiany innych użytkowników na żywo.
- Tłumaczenie wiadomości w Microsoft Teams
W międzynarodowym środowisku Microsoft Teams oferuje funkcję automatycznego tłumacza wiadomości na inny język. Klikając wiadomość prawym przyciskiem myszy, można natychmiast uzyskać tłumaczenie, co usprawnia komunikację w wielojęzycznych zespołach.
Jak z tego skorzystać: Kliknij wiadomość prawym przyciskiem myszy i wybierz „Tłumaczenie”, aby wyświetlić treść w swoim języku.
- Próba tempa mówienia w PowerPoint
PowerPoint Online pozwala sprawdzić, ile czasu poświęcasz na każdy slajd. Funkcja “Próba tempa” (Rehearse Timings) umożliwia przećwiczenie prezentacji z automatycznym pomiarem czasu – dzięki temu możesz później ustawić automatyczne przejścia slajdów podczas odtwarzania prezentacji.
Jak z tego skorzystać: W PowerPoint wybierz „Pokaz slajdów” → „Próba tempa” (Rehearse Timings), aby przećwiczyć prezentację i zapisać czas wyświetlania poszczególnych slajdów do automatycznego odtwarzania.
Podsumowanie
Microsoft 365 skrywa wiele narzędzi, które mogą usprawnić każdą pracę biurową. Kluczem jest świadome ich odkrywanie i wprowadzanie do codziennej rutyny. Im lepiej poznasz pakiet, tym więcej czasu i energii zaoszczędzisz. A może znajdziesz funkcję, która zupełnie zmieni Twój styl pracy?